Tietosuoja­seloste

Von Dents Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Yleistä

Von Dents Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Matti Markkula, matti.markkula@vondents.fi

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 18.10.2021.

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Von Dents Oy
Osoite: Kurjenmäenkatu 10 G 1–2, 20700 Turku
Puhelin: +358 40 505 0856
Y-tunnus: 3221774-9
Tietosuojavastaava: Matti Markkula
Sähköposti: matti.markkula@vondents.fi
Puhelin: +358 40 505 0856

3. Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme edustajien henkilötietoja.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Keräämme seuraavia, asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme edustaja koskevia henkilötietoja:

• nimesi
• yhteystietosi: (sähköpostiosoite ja puhelinnumero)
• edustamasi yritys ja asemasi yrityksessä ja
• sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), selaimesi palvelimellemme lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, verkkosivu, jolta siirryit verkkosivuillemme) sekä selaimellesi lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot (lisätietoja evästeistä ja vastaavista teknologioista alla kappaleessa 12).

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. tekemäsi yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta, järjestämiemme asiakastilaisuuksien osallistujaluettelot, asiakastyyväisyyskyselyt, toiminnan kehittämiseksi tehdyt kyselyt, asiakaspalautteiden käsittelyyn liittyvät dokumentit ja meille toimittamasi käyntikortit). Keräämme henkilötietojasi tämän ohella myös seuraavista lähteistä:

• Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoava osapuoli.
• Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmä, ja muut tunnetut järjestelmät.
• Rekisteriin voidaan lisätä myös muiden Von Dents Oy:n yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi vakuutusyhtiön tai urheiluseuran toimittamia tietoja.

6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme ja asiakkaidemme osalta sopimussuhde Yhtiöömme. Lähetämme sinulle myös sähköisiä suoramarkkinointiviestejä suostumuksellasi.

Jos olet jo asiakkaamme:

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on olemassa olevien asiakkaidemme osalta erityisesti asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietojasi käsitellään lisäksi tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä ja suoramarkkinointia sekä tutkimus- ja tuotekehitystoimintaamme varten. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin ja kehittää tuotteitamme ja palveluitamme vastaamaan asiakkaidemme tarpeita. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

• Käsittelyn perusteena on tällöin sopimussuhde ja/tai suostumus

Jos olet potentiaalinen asiakkaamme:

Potentiaalisia asiakkaitamme koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on palveluitamme ja tuotteitamme koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet kuten markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse. Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen.

• Käsittelyn perusteena on tällöin oikeutettu etumme

Jatkokäsittelemme henkilötietojasi joissain tilanteissa esim: tuotekehitystä ja markkinointikampanjoiden suunnittelua varten. Pyrimme aina tilanteen salliessa anonymisoimaan tai pseudonymisoimaan kaikki kyseisiin tarkoituksiin käytettävät henkilötietosi ennen niiden jatkokäsittelemistä. Hyödynnämme aina myös kaikkia alla kohdassa 11 mainittuja henkilötietojen suojakeinoja. Kyseiset käyttötarkoitukset ovat läheisesti yhteydessä yllä mainittuihin ensisijaisiin tietojen käyttötarkoituksiin ja olennainen osa asiakassuhteitamme ja niiden kehittämistä. Kyseisellä jatkokäsittelyllä ei ole mitään suoria vaikutuksia sinuun rekisteröitynä.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin tarkoituksiin.

• Jatkokäsittelyn perusteena ovat yllä mainitut käsittelyn perusteet

7. Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi myynti- ja markkinointiyhteistyökumppaneillemme.

Yhteistyökumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia markkinointitoimenpiteitä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä seuraavien periaatteiden mukaisesti:

Asiakkaidemme henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä.

Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin toimit tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että et ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää osaltasi tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

Henkilötietosi voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10. Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet 

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit antaa meille myös kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Jos peruutat suostumuksesi, ei se vaikuta ennen peruuttamista toteutetun henkilötietojesi käsittelyn lainmukaisuuteen.

Suostumuksesi voit peruuttaa alla olevan Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Suostumuksesi peruuttaminen ei aiheuta muita vaikutuksia kuin sen, ettemme voi lähettää sinulle enää suoramarkkinointia.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.

12. Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen.

Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Käytämme verkkosivuilla Google Analyticsiä sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Google Analytics on Google Inc.:in (”Google”) tarjoama verkkoanalyysipalvelu, joka toimii käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että Googlen sijoittamiin evästeisiin sovelletaan Googlen ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa https://www.google.com/policies/privacy/partners/. Voit estää Google Analyticsin käytön ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 13 annettuun osoitteeseen. Huomioithan, että jos päätät estää Google Analyticsin käytön, se voi vaikuttaa verkkosivuston käyttöön ja estää sen ominaisuuksien ja toimintojen käytettävyyttä.

13. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse

Tietosuojavastaava: Matti Markkula
Sähköposti: matti.markkula@vondents.fi
Puhelin: +358 40 505 0856

Voit myös ottaa meihin yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Von Dents Oy
Matti Markkula
Kurjenmäenkatu 10 G 1–2, 20700 Turku

Mikäli haluat peruuttaa suostumuksesi suoramarkkinointiin, onnistuu se suoramarkkinointiviestin sisältämää linkkiä klikkaamalla.