Dataskyddsbeskrivning

Dataskyddsbeskrivning för Von Dents Oy:s kund- och marknadsföringsregister

1. Allmänt

Von Dents Oy (hädanefter ”Bolaget” eller ”Vi”) förbinder sig att säkerställa konfidentiell behandling och skydd av personuppgifter som Bolaget har tillgång till. Denna dataskyddsbeskrivning gäller personuppgifter som vi samlar in till vårt kund- och marknadsföringsregister (hädanefter ”Registret”). Denna dataskyddsbeskrivning beskriver personuppgifterna vi samlar in och hur de behandlas. Mer information om behandling av personuppgifter lämnas av vår kontaktperson Matti Markkula, matti.markkula@vondents.fi

Vi kan tidvis uppdatera denna beskrivning, exempelvis vid förändringar i lagstiftningen. Vi vidtar rimliga åtgärder för att underrätta dig om eventuella förändringar och deras innebörd i god tid på förhand. Vi rekommenderar att du alltid kontrollerar denna dataskyddsbeskrivning om du får ett meddelande om att den har förändrats. Denna dataskyddsbeskrivning har senast uppdaterats 18.10.2021.

2. Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud 

Namn: Von Dents Oy
Adress: Tranbacksgatan 10 G 1–2
20700 Åbo

Telefon: +358405050856
FO-nummer: 3221774-9
Dataskyddsombud: Matti Markkula

E-post: matti.markkula@vondents.fi

Telefon: +358405050856

3. Vems personuppgifter samlar vi in?

I Registret behandlar vi personuppgifter som rör kunder och representanter för potentiella kunder.

4. Vilka typer av personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in följande personuppgifter om kunder och representanter för potentiella kunder:

• ditt namn
• dina kontaktuppgifter: (e-postadress och telefonnummer)
• företaget du representerar och din position i företaget samt
• information om användning av elektroniska tjänster och innehåll (t.ex. prenumeration av nyhetsbrev), tekniska uppgifter som din webbläsare skickar till vår server (t.ex. IP-adress, webbläsare, webbläsarens version, varifrån du kom till vår webbplats) samt kakor som skickats till din webbläsare och tillhörande uppgifter (för mer information om kakor och motsvarande teknik, se punkt 12).

5. Från vilka källor samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar i första hand in personuppgifter från de registrerade själva (t.ex. dina kontaktförfrågningar via vår webbplats, deltagarförteckningar till våra kundevenemang, kundnöjdhetsundersökningar, enkäter för att utveckla verksamheten, dokument relaterade till kundrespons samt visitkort du gett oss). Vi samlar dessutom in personuppgifter från följande källor:

• Aktörer som erbjuder identifiering, autentisering, adressuppgifter, uppdateringar, kreditupplysningar och motsvarande tjänster.
• Befolkningsdatasystemet som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt andra allmänna system.
• Vi kan även samla in uppgifter som lämnas av andra samarbetspartner till Von Dents Oy, till exempel försäkringsbolag eller idrottsföreningar.

6. Grund för behandling av dina personuppgifter, syfte och konsekvenser

Grunden för behandlingen av dina personuppgifter är från fall till fall våra berättigade intressen i enlighet med nedanstående syften och för våra kunders del ett avtalsförhållande med Bolaget. Med ditt samtycke kan vi även skicka elektronisk direktmarknadsföring till dig.

Om du redan är kund hos oss:

Syftet med behandlingen av dina personuppgifter för dig som befintlig kund är särskilt att hantera och upprätthålla kundrelationen. Dina personuppgifter behandlas dessutom i samband med försäljning av våra produkter och tjänster, direktmarknadsföring samt vår forsknings- och produktutvecklingsverksamhet. Behandling av dina personuppgifter hjälper oss att ge dig bättre betjäning och att utveckla våra produkter och tjänster utifrån kundernas behov. Behandlingen av dina personuppgifter innebär inga andra konsekvenser för dig.

• Grunden för behandlingen är i detta fall ett avtalsförhållande och/eller samtycke.

Om du är potentiell kund:

Syftet med behandlingen av personuppgifter som rör potentiella kunder är direktmarknadsföring av våra tjänster och produkter samt genomförande av andra försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter, det vill säga normala marknadsföringsaktiviteter, såsom reklamutskick per e-post. För potentiella kunder har behandlingen av personuppgifter inga andra konsekvenser utöver adressering av marknadsföringsmeddelanden.

• Grunden för behandlingen är i detta fall våra berättigade intressen.

I vissa situationer kan vi behandla dina personuppgifter ytterligare i samband med till exempel produktutveckling eller marknadsföringskampanjer. Vi strävar alltid om möjligt efter att anonymisera eller pseudonymisera dina personuppgifter som används i ovanstående syften innan fortsatt behandling. Vi tillämpar dessutom alltid de dataskyddsmetoder som anges nedan i punkt 11. Dessa syften är nära förknippade med ovanstående primära behandlingssyften och utgör en väsentlig del av våra kundrelationer och utvecklingen av dem. Den fortsatta behandlingen har inga direkta konsekvenser för dig som registrerad. Vi behandlar inte dina personuppgifter ytterligare i något annat syfte.

• Behandlingsgrunden för fortsatt behandling är samma som för ovanstående behandlingssyften.

Vi kan överföra dina personuppgifter till våra försäljnings- och marknadsföringspartner.

Våra samarbetspartner får endast behandla dina personuppgifter i samband med marknadsföringsaktiviteter som utförs för vår räkning. Vi säkerställer alltid att våra samarbetspartner inte behandlar överförda personuppgifter i andra syften.

Det kan bli nödvändigt för oss att lämna ut dina personuppgifter till behöriga myndigheter i enlighet med lagstiftningen om behandling av personuppgifter.

8. Överföring av dina personuppgifter utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Vi överför inte dina personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

9. Principer för lagring av personuppgifter

Vi lagrar dina personuppgifter i Registret enligt följande principer:

Kundernas personuppgifter lagras endast så länge som kundförhållandet fortgår. Om kundförhållandet upphör lagras dina personuppgifter i högst ett år efter att kundförhållandet upphört.

Personuppgifter som rör potentiella kunder lagras i vårt register för direktmarknadsföring endast så länge som du arbetar med uppgifter förknippade med produkten eller tjänsten som marknadsförs, förutsatt att du inte har förbjudit direktmarknadsföring. I så fall kan dock information om ditt förbud mot direktmarknadsföring lagras i registret för direktmarknadsföring.

Dina personuppgifter kan lagras längre än så om gällande lagstiftning eller våra avtalsförpliktelser gentemot tredje parter förutsätter det.

10. Den registrerades rätt till förbud mot direktmarknadsföring och andra rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Du har rätt att när som helst motsätta dig behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Du kan meddela ditt samtycke till eller förbjuda direkt marknadsföring i specifika kanaler (till exempel förbjuda marknadsföring per e-post men tillåta marknadsföringsutskick per brev).

Du har dessutom enligt tillämplig lagstiftning rätt att när som helst:

• få information om behandlingen av dina personuppgifter;
• få tillgång till dina uppgifter och kontrollera vilka personuppgifter vi behandlar;
• kräva att vi rättar inexakta eller felaktiga personuppgifter och rätt att få bristfälliga personuppgifter kompletterade;
• kräva att få dina personuppgifter raderade;
• återkalla ditt samtycke och invända mot behandling av dina personuppgifter till den del som behandlingen bygger på ditt samtycke;
• göra en invändning mot behandlingen av dina personuppgifter utifrån en grund som anknyter till en specifik personlig situation till den del som behandlingen bygger på våra berättigande intressen;
• få dina personuppgifter i maskinläsbart format och att överföra uppgifterna i fråga till en annan personuppgiftsansvarig, förutsatt att du själv överlämnat uppgifterna till oss, att behandlingen grundar sig på ett avtal eller ditt samtycke och att behandlingen sker automatiskt; och
• kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Om du återkallar ditt samtycke påverkar det inte lagenligheten i behandlingen av dina personuppgifter innan samtycket återkallades. Du kan återkalla ditt samtycke enligt det som beskrivs nedan i avsnittet Kontakt. Återkallandet av ditt samtycke medför inga andra konsekvenser än att vi inte längre skickar direktmarknadsföring till dig.

Du måste dock lämna din begäran om att utnyttja ovanstående rätt till oss i enlighet med det som beskrivs under avsnittet Kontakt i denna dataskyddsbeskrivning. Vi kan be dig att precisera din begäran skriftligen och att bekräfta din identitet innan vi behandlar din begäran. Vi kan neka din begäran i enlighet med de grunder som anges i tillämplig lag.

Du har alltid rätt att inge klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten eller tillsynsmyndigheten i en EU-medlemsstat där du bor eller arbetar om du anser att vi inte har behandlat dina personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

11. Principer för skydd av registret

Vi respekterar din personliga integritet.

Manuellt material förvaras i ett låst utrymme som endast utsedda personer har tillgång till. Personuppgifter som behandlas digitalt är skyddade och lagrade i vårt datasystem, som endast de personer som på grund av sina arbetsuppgifter behöver uppgifterna har tillgång till. Dessa personer har personliga användarnamn och lösenord.

Personuppgifter som skickas utanför Bolaget krypteras.

12. Information om kakor och motsvarande teknik

En ”kaka” (cookie) är en lite textfil som din webbläsare sparar på din dator eller annan enhet när du besöker en webbplats. Webbläsaren skickar information om besöket till webbplatsen när du besöker den igen. Alla moderna webbplatser använder kakor för att erbjuda en mer personifierad upplevelse.

Varje kakfil sparas separat på varje enhet och kan endast avläsas av den server som sparat den. Eftersom kakor är kopplad till webbläsare kan de i regel inte delas mellan olika webbläsare eller enheter (om inte webbläsaren, ett tilläggsprogram eller annan applikation särskilt gör det möjligt), kommer dina val angående kakor endast att tillämpas på en enskild specifik webbläsare. En kaka kan inte köra program, användas för att skicka virus eller annan skadlig kod eller skada din enhet eller dina filer. Enskilda användare går inte att identifiera enbart med hjälp av kakor eller motsvarande teknik.

På vår webbplats använder vi Google Analytics för att analysera hur besökarna använder webbplatsen. Google Analytics är ett verktyg för webbanalys som erbjuds av Google Inc. (”Google”) som fungerar med hjälp av kakor. Observera att kakor som sparas av Google omfattas av Googles villkor och rutiner, som du kan läsa mer om på https://www.google.com/policies/privacy/partners/. Du kan stoppa användning av Google Analytics genom att kontakta oss på adressen som anges i punkt 13. Observera att om du beslutar att stoppa användning av Google Analytics kan det påverka användningen av webbplatsen och hindra användning av vissa egenskaper och funktioner.

13. Kontakt

Alla förfrågningar om att utnyttja ovanstående rättigheter, frågor om denna dataskyddsbeskrivning och andra förfrågningar ska skickas per e-post.

Dataskyddsombud: Matti Markkula
E-post: matti.markkula@vondents.fi

Telefon: +358405050856

Du kan även kontakta oss personligen vid våra verksamhetsställen eller skriva till nedanstående adress: Von Dents Oy, Matti Markkula, Tranbacksgatan 10 G 1–2, 20700 Åbo

Om du vill återkalla ditt samtycke till direktmarknadsföring kan du göra det genom att klicka på länken som finns i varje marknadsföringsmeddelande.