Tietosuojaseloste

Von Dents Oy:n keskitetyn potilasrekisterin tietosuojaseloste

1. Yleistä

Von Dents Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Johanna Tulkki, johanna.tulkki@vondents.fi

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.10.2021

2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Von Dents Oy
Osoite: Kurjenmäenkatu 10 G 1–2, 20700 Turku
Puhelin: +358 40 505 0856
Y-tunnus: 3221774-9

Tietosuojavastaava: Matti Markkula
Sähköposti: matti.markkula@vondents.fi
Puhelin: +358 40 505 0856

3. Keskitetty potilasrekisteri

Yhtiön potilasrekisteri on Yhtiön ja sille sopimuksen perusteella hammashoidon palveluja tuottavien itsenäisten ammatinharjoittajien keskitetty potilasrekisteri.

Keskitetty potilasrekisteri tarkoittaa sitä, että edellä mainittujen tahojen keräämät potilastiedot tallennetaan keskitetysti Yhtiön ylläpitämiin potilastietojärjestelmiin, josta Yhtiön henkilöstö, Yhtiön toimeksiannosta ja lukuun toimivat alihankkijat tai Yhtiön sopimussuhteessa olevat hammashoidon palveluja tuottavat itsenäiset ammatinharjoittajat pääsevät katsomaan potilastietoja potilaan hoidon tai siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi. Potilaalla tarkoitetaan henkilöä, joka käyttää Yhtiön hammashoidon palveluja tai Yhtiöllä toimivien itsenäisten ammatinharjoittajien tarjoamia palveluja (jäljempänä ”potilas” tai ”Sinä”).

Kukin itsenäinen ammatinharjoittaja (eli lääkäri, joka tuottaa Yhtiölle hammashoidon palveluja sopimuksen perusteella) on potilastietojen osalta itsenäinen rekisterinpitäjä, joka on vastuussa oman potilasrekisterinsä laillisuudesta ja lainmukaisesta käytöstä. Yhtiö ja itsenäiset ammatinharjoittajat ovat sopineet, että Yhtiö vastaa itsenäisen ammatinharjoittajan potilasrekisterin teknisestä ylläpidosta.

Noudatamme potilastietojen käsittelyssä tietosuojalainsäädäntöä sekä soveltuvaa erityislainsäädäntöä.

Erityislainsäädännöllä tarkoitetaan potilaslakia, sosiaalihuoltolakia, sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annettua lakia sekä potilastietoja ja sosiaalihuollon asiakkaita koskevia tietoja koskevia asetuksia ja muita soveltuvia säännöksiä.

4. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia potilaitamme koskevia henkilötietoja:

nimesi ja henkilötunnuksesi;
yhteystietosi: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
rekisteröitymistietosi;
ikäsi, sukupuolesi, äidinkielesi ja ammattisi;
terveyteesi liittyvät esitiedot;
hoitoosi liittyvät suunnittelu-, toteutus- ja arviointi-tiedot (kuten kuvantamistiedot);
asiakassuhdettasi koskevat tiedot (kuten laskutus-, maksu-, ajanvaraus- ja uudelleenkutsumistiedot);
ja mahdolliset muut suostumuksellasi kerätyt rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.

5. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti potilaalta itseltään (potilaan ilmoittamat tiedot, tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot). Lisäksi keräämme tietoja potilaan lähettävältä sairaalalta, Väestörekisterikeskukselta sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joilta Yhtiö voi saada potilasta koskevia tietoja potilaan suostumuksella tai laissa säädetyllä perusteella.

6. Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (velvoite ylläpitää potilasasiakirjoja) tai potilaan suostumus.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

hoitosuhteen ylläpito, seuranta ja kehittäminen;
hoitotoimenpiteiden varmentaminen; sekä
muut vastaavat lainmukaiset käyttötarkoitukset.

Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7. Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Yhtiö luovuttaa potilastietoja sivullisille vain potilaan tai potilaan laillisen edustajan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen nojalla. Sivullisilla tarkoitetaan muita kuin potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä.

Yhtiö voi luovuttaa potilastietoja potilaan huoltajalle, lähiomaiselle tai muulle vastaavalle taholle potilaan suostumuksen perusteella. Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on kuitenkin oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen.

Jos potilas on antanut siihen suostumuksensa, Yhtiö tallentaa potilaan tiedot keskitettyyn potilasrekisteriin, josta ne ovat Yhtiön henkilöstön tai Yhtiölle hammashoidon palveluja tuottavien itsenäisten ammatinharjoittajien saatavilla potilaan hoidon tai siihen liittyvien tehtävien toteuttamiseksi

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat:

Entteri Oy (potilastietojärjestelmän ylläpito ja tuki)
Kave Oy (rekisterinpitäjän ICT -tuki)
Plandent Oy (kuvauslaitteiden ja ohjelmistojen toimitus, huolto ja käyttäjätuki)

Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten mukaisia tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön tai muun soveltuvan erityislainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Yhtiö noudattaa potilastietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä potilasrekistereistä annettuja säännöksiä.

Yhtiö arvioi potilastietojen säilyttämisen tarvetta viiden vuoden välein.

Potilasasiakirjojen säilyttämisajat:

– Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot sisältävät asiakirjat

– Yhteenvedot (esim. suun ja hampaiden terveydenhuoltomerkinnät)

12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Alle 1-vuotiaina kuolleiden tietoja säilytetään 120 vuotta lapsen syntymästä.

– Hoidon suunnitteluun, toteutukseen, seurantaan ja arviointiin liittyvät merkinnät ja merkinnöistä muodostetut asiakirjat

12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Paperimuotoiset hoitotyön kertomusmerkinnät: 12 vuotta hoidon päättymisestä, edellyttäen, ettäyhteenveto on tehty.

– Lähete-, hoitopalaute- ja konsultaatioasiakirjat

12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Diagnostiikkaan liittyvät tutkimustulokset, tekniset tallenteet ja niihin liittyvät lausunnot, kuten:

– Valokuvat, diakuvat, videot ja vastaavat.

Hoidon kannalta tarpeelliseksi arvioidut 12 vuotta aineiston tuottamisesta.

– Hammaslääketieteelliset röntgenkuvat

Kuvat, joista potilas voidaan yksiselitteisesti tunnistaa tai jotka ovat hoidon tai oikeuslääketieteelliseltä kannalta merkityksellisiä: 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

– Muut hammaslääketieteelliset röntgenkuvat

12 vuotta kuvauksesta

– Jäljennökset toisten terveydenhuollon toimintayksiköiden muista kuin sähköisistä potilasasiakirjoista

12 vuotta hoidon päättymisestä.

– Potilaskohtainen hoitoon liittyvä paperimuotoinenkirjeenvaihto

12 vuotta kirjeen tai viestin päiväyksestä

Lääkärinlausunnot ja -todistukset

– B-lausunto

12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

– Muut lääkärinlausunnot ja todistukset kuin B-lausunto, lääkärintodistukset työhönsijoitus-, alku- ja määräaikaistarkastuksista

12 vuotta lausunnon/todistuksen antamisesta.

– Palautetut lähetteet, saapumatta jääneiden potilaiden erilliset läheteasiakirjat (joista ei ole syntynyt hoitovastuuta)

12 vuotta lähetteen saapumisesta.

– Potilasasiakirjojen hakutiedot ja hakemistot

Säilytetään kuten asiakirjat, joihin ne liittyvät.

– Hampaiden kipsimallit

Voidaan antaa potilaalle tai hävittää hoidon päätyttyä.

10. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja suostumuksesi perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Jos potilas peruuttaa suostumuksensa, ei se vaikuta ennen peruuttamista toteutetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen. Jos potilas peruuttaa suostumuksensa tietojensa tallentamiseen keskitettyyn potilasrekisteriin, Yhtiö tallentaa potilaan tiedot erilliseen potilasrekisteriin.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.

12. Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse